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会議における問題解決方法 > 目的を共有し、論点やテーマを整理する方法

会議の目的を見失ってしまわぬよう論点を整理しテーマを掲げる

アイデア出し会議を始める前の問題

目的を共有するのが難しい / 途中で目的を見失いがち

  • 話をしているうちに、論点から段々と外れていき、会議も時間切れ
  • そもそも、会議の目的は何だったのかわからなくなる時がある
解決方法

テーマを書き出し掲げる!

会議のテーマを書き出し掲げる

テーマを目立つように貼ることで意識するようになる。

いつも会議の内容が議題から脱線しがち。そんなときは、会議の始めにテーマを書き出して、メンバー全員が見える位置に表示しておきましょう。
ホワイトボードが無い場所でのディスカッションの場合は、例えば大きめサイズのポスト・イット® 強粘着ノートに、テーマを書いて貼っておくのもオススメ。
初歩的なことですが、目的を見失わずに会議を進めるためには効果的です。

ポスト・イット® 強粘着ノートをチェック!

  • 目立つように、大きめサイズを使うのがおすすめ
  • 粘着力が約2倍(当社通常粘着製品比)
  • しっかり貼れてきれいにはがせるから、壁などの垂直面に貼るのにピッタリ
つきにくいところにもしっかり貼れるポスト・イット® 強粘着製品
つきにくいところにもしっかり貼れるポスト・イット® 強粘着製品

つきにくいところにもしっかり貼れるポスト・イット® 強粘着製品

ポスト・イット® 強粘着ノート ネオンカラー 654-5SSAN

会議の良し悪しは事前準備でほぼ決まる

会議の事前準備をどれだけ行うかが会議成功のカギ

会議の質を高めるためには、参加者にあらかじめアジェンダ(会議の目的、趣旨、内容、スケジュール)を伝えることと、参加者に意見やアイデアを事前に準備して持ち寄ってもらうことが重要です。

参加者が会議の目的や趣旨を理解せずに参加していると、それぞれがバラバラなことについて発言したり、具体的なアクションが決まらないなど、非効率な会議になってしまいます。

アジェンダとは?アジェンダの意味と用語説明

アジェンダとは一般的に、協議事項、議事日程、予定表などを指します。政治的な会談では「政治的課題」を意味することがある他、政党が掲げる「政策や政治行動」、多国間会議で採択された「行動計画」のことをアジェンダと呼ぶこともあります。

会議におけるアジェンダは、「議題」や「テーマ」という意味で使われることもありますが、会議の目的、趣旨、議事の具体的な内容、日程、スケジュール、時間配分などを含めた一連の事項を指す場合もあります。

アジェンダを意識してもらうためにやるべきこと

会議の議題を決める

会議の議題を決めるためには、会議の目的設定が重要となります。以下は、会議の目的を明確にして議題を設定するためのポイントです。

  • 会議で達成するべき目的を明確にする
  • 参加者の職種、属性、グループの現状を把握する
  • 参加者の把握をもとに、参加者のレベルや参加者に共通するテーマに合わせて議題を設定する
  • 議題を設定する際には、1つの会議に議題を詰め過ぎないように注意する

会議のタイプとしては、「ブレインストーミングのようなアイデア出し」、「特定のテーマに関する合意形成」などが考えられます。

合意形成には「問題の解決」、「目標の設定」、「企画の立案」、「ルールや規則の設定」などの種類があり、「問題の解決」は「発生したトラブルへの対処」か「業務における根本的な問題の発見・解決」に分けられます。会議を行う際の参考にしましょう。

アジェンダ(会議の目的、趣旨)を事前に周知する

会議のベクトルを目的の達成に向かわせるために、参加者に対して会議の趣旨がわかるアジェンダを事前に周知することが重要となります。

アジェンダを事前に参加者に伝えていないと、場当たり的な発言が多くなるため、クオリティの高い意見やアイデアを引き出すことが難しくなり、時間の浪費につながります。

会議冒頭で事前に周知したアジェンダを振り返る

事前にアジェンダを伝達したとしても、参加者全員の認識を合わせるために、会議冒頭ではあらためてアジェンダを説明し、特に意識してもらいたい点などを伝えます。

また、会議における段取りや時間配分、追加の連絡事項なども合わせて伝えましょう。このような再確認を繰り返し、参加者全員に主体的に会議に取り組む心構えを持ってもらうことが重要です。

有意義な会議にするためのポスト・イット® 強粘着ノート活用術

視覚的に情報を伝えられる

会議の目的など、アジェンダの重要事項をより強調して視覚的に訴えるために、ポスト・イット® 強粘着ノートの活用が有効です。ポスト・イット® 強粘着ノートに目的や議題を記載してホワイトボードに貼り出し可視化することで、会議の方向性を見失わないようにすることができます。

会議中に各自意見を同時に出してもらうことが可能

最初にポスト・イット® 強粘着ノートを配布して各自の意見などを書いてもらい、それをホワイトボードに貼ることで、参加者全員のアイデアを一度に共有することができます。ポスト・イット® 強粘着ノートに書かれたアイデアを発表してもらえば、参加者がバランスよく発言できます。

また、強粘着のポスト・イット® 強粘着ノートなら貼ったりはがしたり自由にできるので、それぞれの意見をグループごとにまとめたり、情報整理にも役立ちます。

<参考文献>
  • 釘山健一「「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本」(すばる舎、2008年)
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