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会議に関する調査結果 > 会議に費やす平均時間は年間159.1時間!会議を効率化する秘策を伝授!

会議に費やす平均時間は年間159.1時間!
会議を効率化する秘策を伝授!

あなたの会社のその会議、本当に必要ですか?3Mが実施した調査によれば、会議に費やす平均時間は、なんと年間平均159.1時間!残業の原因となっているのは、日々行われている無駄な会議の積み重ねかもしれません。

プレミアムフライデーがスタートした今、心おきなく金曜日を楽しむためにも、会議の効率化を考え、無駄な時間は短縮しつつ、素早く結論を出すための方法を試してみませんか?

トピックス

プレミアムフライデー、楽しむためには「業務改善の必要あり」と回答する人が6割超!

プレミアムフライデー、楽しむためには「業務改善の必要あり」と回答する人が6割超! プレミアムフライデー、楽しむためには「業務改善の必要あり」と回答する人が6割超!

全国の25~45歳の正社員男女761名に、勤務先においてプレミアムフライデーが導入されているかどうかを聞いたところ、2017年2月のプレミアムフライデーの実施率はわずか5.1%!次月以降導入が決定している人の割合と合わせても7.9%と、全体の1割にも満たない結果となりました。

また、「プレミアムフライデーを楽しむために業務改善が必要だと思う」と感じている人の割合は、全体の6割以上にのぼりました。企業での導入が進まない理由としては、仕事量は変わらないままで時短になるため、それに対応する準備ができていない可能性もありそうです。

「プレミアムフライデーを楽しむために業務改善が必要だと思う」と感じている人の割合は、全体の6割以上! 「プレミアムフライデーを楽しむために業務改善が必要だと思う」と感じている人の割合は、全体の6割以上!

「会議時間を短縮する」工夫をしている人は3割以下!

「会議時間を短縮する」工夫をしている人は3割以下! 「会議時間を短縮する」工夫をしている人は3割以下!

プレミアムフライデー実施のためには業務改善が必要だと回答した正社員男女400名に、「会議時間を短縮する工夫をしているか」を聞いたところ、工夫している人は3割にも満たない結果に。会議時間を短縮したいと思っていても、「実際にどのように工夫したらよいのかわからない」という現状があるのかもしれません。

会議時間を短縮するための4つのポイント

そこで、「工夫している」というファシリテーターたちが実際にどのようなことを行っているのかをご紹介します。重視されるポイントとしては、「会議内容の事前・事後共有」「議題ごとに区切った進行」が挙げられます。具体的に実行していくために4つのステップを参考にしてみましょう。

1. 会議のアジェンダを用意

会議のアジェンダを分刻みで組めば、雑談などによる無駄な時間を省くことができ、長引くことも防げます。話し合う議題はもちろん、会議の目的やゴールを明確に設定することがポイントです。開始時間と終了時間、議事進行のタイムテーブル、開催場所や参加者名簿などを全て記載しましょう。

このような事前準備を全メンバーに浸透させるためには、これらの項目をフォーマット化し、書き込みを義務付けることも有効です。

2. 会議で使う資料を事前に参加者に共有

参加者全員に向けて、事前にアジェンダのシートや資料を共有します。会議でやるべきことを共有しておくことで、説明する時間を省くと同時に、参加者の意識を高め、生産性アップにもつながります。各自の意見やアイデアを持ち寄ることを前提とし、スムーズに会議をスタートさせましょう。

3. ファシリテーターが議題ごとに時間を区切って進行

アジェンダのタイムテーブルを厳守しながら、ファシリテーターが議題ごとに時間を区切って進行します。タイムキーパー担当を置けば、ファシリテーターの負担を軽減することができます。会議の終了時刻が延びることは、全体のモチベーションを低下させる大きな要因となるので開始・終了時間は必ず守るよう心がけましょう。

4. 会議後、速やかにわかりやすい議事録を共有

会議後は、参加者全員がその日の成果や結論を把握できるよう、わかりやすい議事録を作成して共有します。結論が書かれたホワイトボードを撮影して、チャットツール上でその画像を共有すれば手間もかかりません。次回の会議にプリントアウトしたものを配布してもいいでしょう。

「会議で結論を出す」ための工夫をしている人はわずか1割!

「会議で結論を出す」ための工夫をしている人はわずか1割! 「会議で結論を出す」ための工夫をしている人はわずか1割!

プレミアムフライデー実施のためには業務改善が必要だと思う正社員の25~45歳男女400名に、「会議で結論を出すための工夫」を行っているか聞いたところ、13.5%とわずか1割台にとどまっています。つまり、86.5%が「工夫を行っていない」という現状が見えてきました。

会議で結論を出すための4つのポイント

それでは、会議で結論を出すためには、どのような工夫をしたらよいのでしょうか。ファシリテーターたちが工夫しているポイントは、会議短縮ポイントにも登場した「会議内容の事前共有」、そして、「発言しやすい雰囲気づくり」。具体的に実行していくために4つのステップを参考にしてみましょう。

1. 会議に使うツールを用意する

会議に役立つツールとして、3Mのポスト・イット® ノート、太めのペン、タイマーを用意します。ポスト・イット® ノートは、情報を整理したり、アイデアを書き込んだりするために使います。ホワイトボードに貼った後、並び替えて整理するためには、はがれにくい強粘着タイプがオススメです。タイマーは時間の区切りを全員に共有するために使えるアイテムです。

2. 付箋を使って全員のアイデアを可視化

会議の目的やゴールを共有したら、アジェンダに沿って効率的に進めていきます。まずは議題に沿って、メンバー全員にアイデア出しをしてもらいます。この時、ポスト・イット® ノートとペンを全員に配布し、思いついたことをどんどん書き込んでもらいましょう。たくさんのアイデアを集められることはもちろん、メンバーの集中力や参加意識を高めるためにも有効な手段です。

3. ホワイトボードに貼ってアイデアを発表・共有

ホワイトボードに全員のアイデアを貼り出し、各自に30秒〜1分間程度の時間を与えて自信のあるアイデアについて発表してもらいます。この時、ファシリテーターは参加者全員に順番に発表させ、脱線した場合はさりげなく話を戻すように注意しましょう。また、発言しにくい環境をつくらないように、どんなアイデアに対しても否定の言葉は使わないようにしましょう。

4.付箋の並べ替えで結論を導く

貼り出したアイデアは、同じグループにまとめられそうなものを分類して並べ替えます。ファシリテーターだけでなく、全員が集まって並べ替えに参加できるようにすれば、集中力も途切れず、新しい視点も生まれるでしょう。アイデアを分類したら、ベストなアイデアをピックアップして結論を導き出すことが重要です。最終的な結論には至らなくても、その会議における結論を出し、その場で誰がどう実行するのかまで決めましょう。

会議に費やす平均時間は、年間平均159.1時間!
効率化すればプレミアムフライデーを楽しむことも可能になる!?

会議に費やす平均時間は、年間平均159.1時間! 会議に費やす平均時間は、年間平均159.1時間!

プレミアムフライデー実現のためには業務改善が必要だと回答した正社員男女400名のうち、「1週間に1回以上会議を行う」274名に「1週間で会議に費やしている平均時間」を聞いたところ、「4.3時間」という結果になりました。

年間にすると、なんと平均159.1時間!単純計算すれば、年間で丸々20日間もの業務時間を会議に費やしていることになります。プレミアムフライデーを楽しむ早道は、会議効率化を行うことなのかもしれません。

ファシリテーションは業界リーダーたちに学べ!

ポスト・イット® ミーティングソリューション™ 製品を使い、会議を効率的に進めるための工夫を実践している、業界リーダーたちをご紹介します。

独自のルールをつくって全員参加型の会議を行う工夫や、キックオフミーティングによる早期の関係性構築を行う工夫には、会議効率化のヒントになる方法が満載!いずれも、会議の主催者と参加者が“ルール”や“目的”を共有することで、全員の意識改革に結びつけた成功事例です。

ポスト・イット® ミーティングソリューション™ 製品は、ファシリテーションの改善だけでなく、会議成功のための素地づくりにも貢献できるツールです。成功事例を参考に、あなたの会議にも取り入れてみませんか?

ポスト・イット® ノート活用事例

  • 株式会社グッドパッチ事例
    株式会社グッドパッチ事例

    CMなどでもおなじみのチケット売買サービス「チケットキャンプ」。
    以前はAndroidアプリからの売り上げが低いといった課題を抱えていました。そのチケットキャンプの課題を“デザイン”というアプローチで解決に導いた企業。それが、今回紹介するグッドパッチです。

    3Mのポスト・イット® ノートを用いたクライアントを巻き込んで行う独自のミーティングスタイルが成功の1つの要因とのこと。

    今回はそのミーティングが具体的にどのようなものなのか、デザイナーの川又さんに、チケットキャンプのプロジェクトを例に詳しくお話を伺いました。

    続きはこちら
  • 株式会社イノーバ事例
    株式会社イノーバ事例

    イノーバは自社で開発したマーケティングオートメーションツール「Cloud CMO(クラウド・シーエムオー)」や、約1,500名にも及ぶライター・編集者のネットワークを活用し、オウンドメディアの制作など、コンテンツマーケティングのサービスを提供している企業です。

    2011年に設立して以降、既に導入実績が260社以上に及ぶなど豊富な実績を持ち、導入企業からも高い評価を得ています。
    そのイノーバは近ごろ、「会議の方法を大きく変え、職場の活性化に成功した企業」としても知られるようになっています。

    そもそもなぜ会議の方法を変えようと思ったのか、また実際に会議をどう変えて、どのような成果が得られたのか、代表取締役社長 CEOの宗像 淳さんに詳しくお話を伺いました。

    続きはこちら
ポスト・イット® 強粘着ノート アイディアパック 654-5SSAN-IP

すぐにアイデア出し会議が始められます。

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粘着タイプだから、貼れる場所はいろいろ!

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【調査概要】
調査タイトル:仕事に関するアンケート
調査期間:2017年3月7日~3月8日
調査方法:インターネットリサーチ
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